Liebe Datenanalysten,
bei keiner anderen Aufgabe im Business Intelligence sind Effizienzgewinne durch Automatisierung so deutlich zu erkennen wie bei der Berichtsverteilung. Eine einmal erstellte DeltaMaster-Anwendung oder ?Analysesitzung wird zur Vorlage für viele weitere Berichtssammlungen, die sich automatisch und empfängerabhängig erzeugen, aktualisieren, konfektionieren und verteilen lassen – zu Grenzkosten nahe Null. Eine Voraussetzung dafür ist ein Berichtsformat, das eine zuverlässige Produktion ohne Nacharbeit ermöglicht: die Grafischen Tabellen von DeltaMaster. Sie haben zudem den Vorteil, dass sie gut zu lesen und gut zu verstehen sind – aber das wissen Sie ja, darüber haben wir schon oft geschrieben. Dieses Mal widmen wir uns dem Ergebnis des automatisierten Berichtens: Beim Publizieren (mit dem Berichtsserver, wie das Modul in DeltaMaster 5 genannt wird) stehen vielfältige Ausgabeformate und -kanäle zur Verfügung. In einer dreiteiligen clicks!-Reihe stellen wir diese im Überblick vor und geben Tipps zur Auswahl. Hier ist Teil 3: mit Überlegungen zur Auswahl von Berichtsformat und Verteilungsart.
Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company
Beim Publizieren bzw. im Berichtsserver können Sie für jeden Job separat festlegen, in welchem Format die Ausgabe erzeugt und wie sie verteilt werden soll (Berichtsformat, Verteilungsart). Das eröffnet vielfältige Möglichkeiten, automatisiert zu berichten. Wie man diese geschickt einsetzt, diskutieren wir im Folgenden.
Wir gehen dabei von einer verbreiteten Struktur aus: Das Data Warehouse und die darauf aufbauenden Berichte werden zentral gepflegt und die Berichte sind an eine Vielzahl von Empfängern zu verteilen, zum Beispiel Filialleiter, Außendienstmitarbeiter, Kostenstellenverantwortliche, Produktmanager, Geschäftsleitungsmitglieder oder externe Partner.
Ein kleiner Kriterienkatalog
Als Ausgangspunkt für Überlegungen, wie das automatisierte Berichtswesen zu gestalten ist, haben wir fünf Aspekte ausgewählt – ohne Anspruch auf Vollständigkeit, als Anregung oder Denkanstoß.
- Datenstand: Sollen die Berichtsdaten dynamisch aus der Datenbank abgerufen werden oder sind statische Berichte ausreichend?
- Analysemöglichkeiten: Sollen die Empfänger selbst analysieren können – ob anspruchsvoll oder „nur ein bisschen“, zum Beispiel Filtern?
- Einsatzumgebung: Wo, wie oft, mit welchen Arbeitsmitteln gehen die Empfänger mit den Berichten um?
- Weiterverarbeitung: Sind die Empfänger „Endverbraucher“ der Berichte oder müssen sie sie etwa kommentieren oder in andere Dokumente übernehmen?
- Sicherheit: Muss der Zugriff auf Berichte und die enthaltenen Daten jederzeit zu steuern sein?
Datenstand
Die DeltaMaster-spezifischen Berichtsformate „das“ und „repository“ verhalten sich dynamisch: Die beim Publizieren erzeugten Berichte werden bei der Anzeige neu berechnet, entweder automatisch, etwa beim Sichtwechsel, oder wenn der Benutzer sie aktualisiert (mit der Taste F9 oder entsprechenden Menübefehlen). Damit sind die Daten im Bericht so aktuell, wie es nur geht: wie in der Datenbank. Im Repository gilt das nicht nur für die Berichtsdaten, sondern auch für die DeltaMaster-Anwendung: Wird die Anwendung aktualisiert, so steht sie in der aktualisierten Form unmittelbar zur Verfügung, und zwar nur noch in dieser Form, die frühere Form nicht mehr (im Unterschied zu Dateien, von denen es noch Kopien geben mag). Ein weiterer Vorteil von Anwendungen im Repository ist, dass sie sich mit DeltaMaster besonders vielfältig nutzen lassen: mit dem Windows-Client, dem Web-Client, der App für das iPhone/iPad sowie dem Office-Add-in.
Alle anderen Berichtsformate, zum Beispiel die Office-Formate, PDF oder HTML, sind statisch. Sie zeigen die Werte zum Zeitpunkt der Dateierstellung. Das ist für viele Zwecke ausreichend (und manchmal ausdrücklich erwünscht), etwa dann, wenn sich die Daten ohnehin nicht oft ändern, wie bei Monats- oder Quartalsberichten. Weitere Gründe für ein statisches Format können in der Einsatzumgebung der Empfänger (siehe unten), in der Rechenlast des Datenbankservers oder im Lizenzmodell des Datenbankherstellers liegen.
Übrigens können auch DeltaMaster-spezifische Ausgabedateien statisch sein: Mit den Formaten „das-offline“ und „mobile“ stellen Sie Berichte für DeltaMaster bzw. die DeltaMaster ReaderApp so zur Verfügung, dass keine Verbindung zur Datenbank erforderlich ist. Und auch eine als normale DAS-Datei gespeicherte Analysesitzung kann ohne Datenbank geöffnet werden, da die in den Berichten dargestellten Werte mit in der Datei gespeichert sind. Erst bei der Neuberechnung, etwa nach „F9“ oder einer Änderung der Sicht, muss DeltaMaster erneut die Datenbank abfragen.
Analysemöglichkeiten
Wenn Empfänger ihre Daten selbst weiter analysieren wollen oder sollen, dann sind die DeltaMaster-Formate mit Abstand die erste Wahl.
Dabei spielt es keine Rolle, wie ausgeprägt die Analyseanforderungen sind: Viele Anwender sind bereits versorgt, wenn sie selbst ein paar Filter setzen können, zum Beispiel ein anderes Land, eine andere Materialgruppe auswählen oder vom aktuellen zum vorherigen Monat umschalten.
Besonders einfach zu bedienen und zugleich besonders mächtig sind die zentralen Analysefunktionen von DeltaMaster 6: Browsen, Zoomen, Navigieren. Damit lässt sich ein Großteil der Fragen, die aus einem Bericht heraus entstehen, unmittelbar und im selben Bericht beantworten. Das Zoomen und das Navigieren ist sogar im Webbrowser und auf dem iPhone/iPad möglich. Verknüpfungen erlauben den Absprung in die Analyseverfahren von DeltaMaster, bis hin zum Data Mining. Um den Empfängern solche interaktiven Analysen anzubieten, wählen Sie als Berichtsformat „das“, „dm2go“ oder „repository“. Letzteres ist Voraussetzung, um den Webclient und die App für das iPhone/iPad zu nutzen.
Zum interaktiven Analysieren muss DeltaMaster in aller Regel die Datenbank abfragen. Die Formate „das“ und „repository“ sind im Sinne des vorherigen Abschnitts dynamisch: Sie können Verbindung zur Datenbank aufnehmen, aus der sie dann stets aktuelle Daten beziehen. Das Format „dm2go“ ist eine Besonderheit: Die Daten liegen als Datenbankauszug vor, der in der Datei mitgeführt wird. Auf diesem statischen Auszug können die Anwender interaktiv analysieren (siehe DeltaMaster clicks! 07/2013).
Einsatzumgebung
Ziehen wir ein Zwischenfazit: Vieles spricht dafür, bei der automatisierten Berichtsverteilung rein auf DeltaMaster zu setzen. Aber, so gern wir das hätten: Nicht jedem steht DeltaMaster immer und überall zur Verfügung. Manche Empfänger sind womöglich nur mit Microsoft Office, Adobe Reader oder ähnlichen Programmen ausgestattet – oder nicht mal damit, wenn man etwa an Smartphones denkt. Für diese Fälle beherrscht DeltaMaster die universellen Formate: PDF, Word, Excel, PowerPoint, HTML. Insbesondere PDF dürfte relativ robust sein und auch von Geräten und Betriebssystemen, die im Unternehmensumfeld eher selten vorkommen, passabel unterstützt werden. Die Ergebnisse sind allesamt statisch; es müssen also neue Dateien produziert werden, wenn es neue Daten gibt.
Auch die Verteilungsart hängt von Einsatzumgebung und ?bedingungen ab: Wer überwiegend stationär arbeitet oder unterwegs ohnehin auf eine gute (VPN-)Anbindung ans Unternehmensnetz angewiesen ist, kann gut mit Dateien auf dem Fileserver versorgt werden. In beiden Fällen würde aber auch das Repository gut funktionieren. E-Mails ist eine hohe Aufmerksamkeit gewiss, besonders, wenn man auf eine gute Betreffzeile achtet (siehe DeltaMaster clicks! 06/2013), jedoch haben sie etwas Flüchtiges und verlangen dem Empfänger eine gewisse Disziplin ab, um Ordnung zu halten.
Weiterverarbeitung
Oft ist der Zweck eines Berichts erfüllt, wenn der Empfänger weiß, was zu tun ist: wen man ansprechen muss, wo Korrekturen nötig sind, woran es fehlt, getreu unserem Motto „Sehen, verstehen, handeln!“. Manchmal aber ist der Bericht nur ein Baustein für ein größeres Werk und die Empfänger müssen „drumherum“ einiges ausarbeiten: Kommentare verfassen, Prognosen begründen, Empfehlungen geben, Argumente ausformulieren, womöglich einen Bericht aus einer anderen Quelle hinzufügen. Falls keine Weiterverarbeitung und keine Veränderung der Dokumente erwünscht ist, fährt man gut mit PDF-Dateien. Eine HTML-Mail ist flexibler: Wenn der Empfänger eine E-Mail weiterleitet, kann er zwischen den Berichten zum Beispiel Anmerkungen hinterlassen, Überschriften ändern oder nicht benötigte Berichte löschen. Besonders bearbeitungsfreundlich sind Exporte als Word-Dokument oder PowerPoint-Präsentation. In diesen Formaten lassen sich auch umfangreiche Ausarbeitungen erstellen.
Falls die Bearbeitung außerhalb der DeltaMaster-Berichte aufwendig ist, etwa, weil seitenlange Argumentationen wiedergegeben werden müssen, so lohnt es sich, das DeltaMaster-Add-in für Microsoft Office in Erwägung zu ziehen. Damit werden DeltaMaster-Berichte nicht exportiert („Push“, wie beim Publizieren), sondern als dynamische Objekte in Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen eingebettet, sodass sie unmittelbar in Word bzw. PowerPoint aktualisiert werden können („Pull“). Auch unterschiedliche Datenquellen lassen sich auf diese Weise in einem Dokument abbilden. Mehr zum Add-in finden Sie in den DeltaMaster clicks! 12/2013.
Als Ausgangspunkt für die weitere Bearbeitung eignen sich auch die DeltaMaster-spezifischen Formate sehr gut. So sind etwa Kommentare möglich, sogar zu einzelnen Werten (Zellkommentare, siehe DeltaMaster clicks! 10/2015), und über die Zwischenablage lassen sich Berichte schnell und einfach in andere Dokumente übernehmen.
Sicherheit
In diesem Punkt sind besonders die DeltaMaster-Formate „das“ und „repository“ stark. Im Repository lassen sich die Zugriffsberechtigungen für Anwendungen, Ordner und Berichte jederzeit ändern. Dadurch ist es etwa möglich, Berichte zurückzurufen oder zu sperren. Die Berechtigungen werden über eine komfortable, DeltaMaster-eigene Verwaltungsoberfläche gepflegt, oft im Fachbereich. Darüber hinaus greifen die Berechtigungen der Datenbank. Sie gelten auch dann, wenn Anwender nicht über das Repository, sondern über Analysesitzungen (DAS-Dateien) oder andere Programme auf die Datenbank zugreifen. Änderungen sind natürlich ebenfalls möglich, jedoch mit den Werkzeugen und Methoden der jeweiligen Datenbankprodukte, was eher Sache der IT ist.
Office- und PDF-Dokumente lassen sich naturgemäß nicht gut sperren oder aus dem Verkehr ziehen. Trotzdem kann man die Dokumente zumindest vor unbefugtem Zugriff schützen: indem man sie verschlüsselt und mit einem Passwort versieht, siehe DeltaMaster deltas! 5.5.5, Punkt 3. Der früher oft gehörte Einwand, die Verschlüsselung von Office-Dokumenten sei kinderleicht zu knacken und damit nutzlos, ist heute nicht mehr zu halten, vorausgesetzt, man entscheidet sich für die mit Office 2007 eingeführten Dateiformate (DOCX, XLSX, PPTX), wie am angegebenen Ort nachzulesen ist.
Fazit
Ziehen wir erneut ein Fazit: Ganz allgemein spricht Vieles dafür, bei der automatisierten Berichtsverteilung konsequent auf DeltaMaster zu setzen – aufseiten der Redakteure und Administratoren ebenso wie aufseiten der Empfänger! Insbesondere das Repository ebnet den Weg für kluge Lösungen, im Großen wie im Kleinen. Daneben gibt es gute Gründe, Formate wie PDF anzubieten oder Berichte direkt als HTML-Mail zu senden. Das Gute ist: Mit DeltaMaster haben Sie alle diese Möglichkeiten und Sie können sie so einsetzen und kombinieren, wie es für Ihre Aufgaben erforderlich ist. Das gilt auch für Szenarios, die wir hier nicht beschreiben konnten, etwa zur Anwendungsbereitstellung allein über das Repository (ohne Publizieren/Berichtsserver) oder zur Integration in Portale wie Sharepoint. Für weiterführende Diskussionen und Planungen stehen Ihnen Ihre Ansprechpartner gern zur Verfügung!
