Liebe Datenanalysten,

wo DeltaMaster entwickelt wird, sagt man gerne ein freundliches „Servus!“, zur Begrüßung wie zum Abschied. Darin steckt, früher wohl bewusster vorgetragen als heute, auch die Bereitschaft, zu Diensten zu sein, denn das lateinische „servire“ stand dem Service ebenso Pate wie der fränkischen Grußformel. Diese Dienstwilligkeit finden wir auch im Zusammenspiel zweier Modi von DeltaMaster: Viewer und Miner. Zu Diensten sein, das darf aber nicht bedeuten, etwas vorwegzunehmen – Entscheidungen womöglich, wie es die naiven Ampel- und Tachoanalogien nahelegen, die wir so oft und so vehement schelten. Entscheidungen treffen Entscheidungsgremien. Dort arbeitet man bevorzugt mit dem Viewer. Die Entscheidungsfähigkeit herzustellen, das ist häufig das Ziel derer, die auf der Stufe Miner zu Hause sind. Sie statten die Geschäftsleitung, den Vorstand, den Aufsichtsrat mit dem aus, worüber es zu räsonieren gilt. Wir hoffen, dass Ihnen die Kniffe in den vorliegenden clicks! bei dieser kniffeligen Aufgabe dienlich sind.Mit einem herzlichen „Servus“ aus Nürnberg

Ihr Team von
Bissantz & Company

Die Art und Weise, wie ein Anwender mit Daten umgeht, und welche Instrumente er dafür benötigt, hängt von den Rollen und Aufgaben ab, die er im Unternehmen wahrnimmt. DeltaMaster trägt diesem Umstand bekanntlich mit seinem Stufenkonzept Rechnung:

In fünf aufeinander aufbauenden Stufen, vom Reader bis zum Miner, werden mehr und mehr Funktionen freigeschaltet, um jedem Benutzer genau den Funktionsumfang anzubieten, den er benötigt und bewältigen kann. Zugleich erlaubt es dieses Benutzermodell, arbeitsteilige Prozesse zu definieren: Interaktive Berichte stehen auch denen zur Verfügung, die ihre Analysen nicht selbst erstellen – der Geschäftsleitung, dem Vorstand, dem Aufsichtsrat –, sondern von anderen damit versorgt werden – von Berichtsredakteuren, von Analyseprofis, von Planungsexperten.

Der Großteil der clicks!-Leserschaft arbeitet überwiegend auf höheren Stufen und ist damit betraut, Berichte für die eigene Leserschaft zu erstellen. Diese wiederum arbeitet meist als Reader oder Viewer mit dem System. Besonders interessant ist der Modus Viewer: Er lässt den Berichtskonsumenten einen Spielraum, den Berichtsgegenstand spontan anzupassen, ohne dass sie sich mit der Komplexität großer OLAP-Modelle auseinandersetzen müssen. Etliche Parameter in DeltaMaster sind eigens dafür vorgesehen, die Anwendungen (Berichtsmappen) für diese Stufe so komfortabel und zielgruppengerecht wie möglich zu gestalten.

In dieser Ausgabe der DeltaMaster clicks! möchten wir Ihnen ein paar Tipps geben, wie Sie besonders „kundenfreundliche“ Anwendungen speziell für den Viewer entwickeln. Ihre Leser werden Ihnen für das Vertrauen und das Entgegenkommen danken.

Zwischen Reader und Pivotizer

Im Viewer ist die Struktur eines Berichts (die dargestellten Kennzahlen, Ebenen, Elemente usw.) vorgegeben und kann nicht bzw. nur an vorab definierten Stellen verändert werden. Das hat der Viewer mit dem Reader gemeinsam. Im Unterschied zu diesem steht im Viewer aber das Fenster Sicht zur Verfügung und gewährt einen Blick auf das Datenmodell. Die Filter, die Einschränkungen, die für die Berichte gelten, können also, anders als im Reader, vom Benutzer angepasst werden. Das Verändern der Berichtsmappe und das Erstellen eigener Reports sind hingegen erst ab der Stufe Pivotizer möglich.

Fein: Dimensionen für den Viewer auswählen

Benötigen Ihre Berichtsempfänger wirklich alle Dimensionen des Analysemodells? Erfahrungsgemäß genügt es oft, wenn sie nur einen Teil zu sehen bekommen, um darin eine eigene Auswahl zu treffen. Eine lange Liste von Dimensionen, von denen einige womöglich für Sonderfälle vorgesehen oder noch in Arbeit sind, sorgt eher für Verwirrung als für ein Gefühl von Freiheit. Ein Schlüssel, Einschränkungen für Viewer-Benutzer festzulegen und ihnen so das Leben zu erleichtern, ist der sogenannte Sichtkontext.

Nehmen wir an, Sie haben für unser Referenzunternehmen „Chair“ eine ABC-Analyse erstellt, welche die Endbenutzer nur hinsichtlich der Zeit verändern können sollen. Die anderen Dimensionen lassen sich für die Viewer-Stufe ausblenden. Über das Kontextmenü des betreffenden Berichts rufen Sie dazu die Berichtseigenschaften auf; das geht in den Stufen Pivotizer, Analyzer und Miner.

Auf der Registerkarte Sichtkontext legen Sie fest, welche Dimensionen im Modus Viewer angeboten werden sollen – in unserem Beispiel nur die Zeit („Perioden“).

Ein Wechsel zum Viewer zeigt das Ergebnis: Die im Sichtkontext deaktivierten Dimensionen werden im Fenster Sicht nicht mehr dargestellt, weder in der Dimensionsliste noch im Hyperbrowser (falls dieser für den Viewer-Modus lizenziert ist). Im Modus Viewer kann diese Einschränkung nicht aufgehoben werden, denn die Berichtseigenschaften und somit der Sichtkontext lassen sich hier nicht bearbeiten.

Die Ansicht ist übersichtlicher geworden, mehr Platz ist frei am Bildschirm und der Anwender wird nicht mit Auswahlmöglichkeiten behelligt, die ihn nicht betreffen (sollen). Hätten wir auch diese letzte Dimension deaktiviert, so würde der Bericht wie im Reader erscheinen: ohne Möglichkeit, die Sicht zu ändern.

Feiner: Ebenen für den Viewer auswählen

Per Sichtkontext bestimmen Sie neben der Menge an Dimensionen, die der Viewer im Fenster Sicht anzeigt, auch weitere Auswahlmöglichkeiten.

Vielleicht möchten die Adressaten die obige ABC-Analyse nicht nur in der Zeit, sondern auch hinsichtlich der Kunden variieren. Es genügt ihnen allerdings, zwischen den Regionen (Nord, Ost, Süd, West) umschalten zu können – schließlich ist es wenig sinnvoll, die Konzentration mit der ABC-Analyse auf detaillierter Ebene zu messen, denn die Anzahl der Kunden, die zu einem Gebiet zusammengefasst sind, ist überschaubar. Die Abbildung zeigt, wie der Sichtkontext zu definieren ist.

Diese Einstellung führt dazu, dass im Viewer nun auch die Dimension „Kunden“ angeboten wird. Im Dimensionsbrowser können wir aber nur Elemente der Ebene „Region“ auswählen, die darunterliegenden „Gebiete“, „PLZ-Gebiete“ und „Kunden“ bleiben verborgen.

Hätten wir die Ebenen „Land“ und „Top“ im Sichtkontext nicht markiert, so würden diese im Dimensionsbrowser zwar angezeigt, der Viewer-Benutzer dürfte sie aber nicht auswählen. Damit ließe sich der etwas eigenwillige Fall konstruieren, dass ein Bericht mit einer Sicht gespeichert und im Viewer angezeigt wird, die der Viewer-Benutzer selbst nicht einstellen darf. Das kann gewollt sein; im Zweifel sollten Sie im Sichtkontext aber lieber die gewünschte Ebene und alle darüberliegenden Ebenen auswählen, bis hinauf zu „Top“.

Am feinsten: Dimensionen für den Viewer auswählen

Seit DeltaMaster 5.3.6 können sogar einzelne Elemente über den Sichtkontext angeboten bzw. verborgen werden. Diese Variante wird bevorzugt in flachen Hierarchien angewendet, die kein „Top“-Element haben, zum Beispiel Wertarten (Plan, Ist) oder Darstellung („Time Utility“, aktuell, Vorperiode usw.). Das Ein-/Ausblenden von Hierarchieebenen genügt hier nicht, denn damit würden stets alle Elemente im Viewer gezeigt – oder keins. Über das Kontextmenü des Eintrags mit der Pinnwandnadel („Alle Elemente“) gelangen Sie zum Dimensionsbrowser, mit dem Sie die gewünschten Elemente markieren.

Nachdem Sie die Elemente ausgewählt haben, zeigt DeltaMaster diese anstelle der Beschriftung „Alle Elemente“ im Sichtkontext an. Das Kontextmenü enthält jetzt zusätzlich die Option, die Auswahl aufzuheben, um wieder alle Elemente der Hierarchie im Viewer zugänglich zu machen.

Noch einmal umgeschaltet und wir sehen die Auswirkungen: Nicht mehr alle Zeitarten, sondern nur noch die zwei festgelegten erscheinen im Dimensionsbrowser.

Sichtkontext über Ordner in mehreren Berichten einstellen

Wenn Sie denselben Sichtkontext für mehrere Berichte einstellen möchten, sparen Sie viel Zeit, indem Sie auf die Ordnereigenschaften zurückgreifen (Kontextmenü von Ordnern in der Berichtsmappe). Der Sichtkontext, den Sie für einen Ordner einstellen, kann automatisch in untergeordnete Ordner und Berichte übernommen werden. Dazu dienen die beiden Optionen am unteren Rand des Dialogs. Die untergeordneten Objekte werden dadurch nicht dauerhaft an die Ordnereigenschaften gebunden; vielmehr trägt DeltaMaster die Selektion einmalig in die betreffenden Berichte und Ordner ein, sodass Sie nach einer „Grundeinstellung“ durchaus berichtsspezifisch einen abweichenden Sichtkontext vorgeben können.

Sichtänderung auf einem Ordner im Viewer-Modus

Der Ordner beschleunigt das Arbeiten auch im Viewer-Modus: Wenn Sie in dieser Stufe in der Berichtsmappe einen Ordner auswählen und dann eine Sicht einstellen, übernimmt DeltaMaster diese Sicht automatisch in alle enthaltenen Berichte und Unterordner.

Findige Miner-, Analyzer- und Pivotizer-Anwender machen sich diese Eigenschaft zunutze: Um in allen Berichten eines Ordners die Sicht zu ändern, schalten sie kurzzeitig in die Stufe Viewer herunter, selektieren den betreffenden Ordner in der Berichtsmappe, ändern die Sicht – und lassen DeltaMaster die Änderung an allen enthaltenen Berichten und Unterordnern vornehmen. Anschließend schalten sie wieder in den gewohnten Modus hoch. Vor allem dann, wenn die Sicht in mehreren Dimensionen zu modifizieren ist, geht das meist schneller, als den Ordner zu aktualisieren (Kontextmenü, Menü Ich möchte) und dabei zu ändern.

Drill-Down in Pivottabellen

Eine weitere Möglichkeit, Viewer-Anwendern gezielt Zugriff auf das Datenmodell zu gewähren oder sie vor dessen Komplexität zu bewahren, ist der Drill-Down in Pivottabellen. Seit DeltaMaster 5.3.8 können Sie in den Stufen Pivotizer, Analyzer und Miner festlegen, dass in bestimmten Pivottabellen und in bestimmten Achsen das „Auf- und Zuklappen“ auch im Modus Viewer möglich ist. Berichtsredakteure steuern damit, wo (und bis zu welcher Detaillierungs-, sprich: Hierarchieebene) den Endanwendern weitere Details zum Abruf angeboten werden und wo nicht.

Als Beispiel dient eine Pivottabelle, die den Umsatz nach Kunden und Produkten ausweist.

Für die Berichtsempfänger im Viewer-Modus ist das PLZ-Gebiet fein genug; die jeweils zugehörigen Kunden brauchen sie in dieser Übersicht nicht zu sehen. Bis zur Ebene der PLZ-Gebiete (Düsseldorf, Dortmund, Essen usw.) möchten sie aber mit dem Plus- und dem Minussymbol die Äste nach Belieben auf- und zuklappen können. Die Produkthauptgruppen (Luxus-, Sonder-, Standardmodelle) sollen nicht weiter differenziert werden, hier ist also kein Drill-Down vonnöten.

Das beschriebene Verhalten stellen Sie in der jeweiligen Achsendefinition in der Pivottabelle ein: Für die Kundendimension aktivieren Sie unter den Optionen den Drill-Down und wählen die gewünschte Ebene aus, bis zu der herunter das Auf- und Zuklappen erlaubt sein soll.

In der Produktdimension ist in unserem Beispiel nichts zu tun, weil in der Voreinstellung der Drill-Down für den Viewer-Modus nicht zugelassen ist. Diese Funktion ist also explizit für die einzelne Pivottabelle und für die einzelne Achse freizuschalten.

Die Einschränkung auf eine bestimmte „Drill-Down-Tiefe“ hat keine Auswirkung auf die Anzeige von Elementen in gespeicherten Berichten. So könnten im Viewer-Modus auch Elemente aus Ebenen sichtbar sein, in die der Anwender nicht selbst hätte hinab drillen können. Das Schließen solcher Äste ist im Viewer dann noch möglich, nicht aber das erneute Öffnen. Hierfür ist der Bericht erneut aufzurufen.

Das Ergebnis im Viewer: Wie gefordert, sind in der Kundendimension die Plus- und Minussymbole zum Auf- und Zuklappen bis zur angegebenen Ebene verfügbar, in der Produktdimension hingegen nicht. Der Anwender kann nun selbst entscheiden, welcher Detaillierungsgrad der richtige ist – innerhalb des Rahmens, den Sie von einer höheren Stufe aus vorgegeben haben.

Die Drill-Down-Möglichkeit und die zuvor beschriebene Steuerung für den Sichtkontext gilt übrigens auch in der Weboption – auch hier lässt sich regeln, wie viel Flexibilität, wie viel Interaktivität im Webbrowser gestattet sein soll.

Automatische Darstellung im Weißstil

In der vorangehenden Abbildung wird Ihnen aufgefallen sein, dass auf Gitternetzlinien, farbige Hintergründe und Ähnliches verzichtet wurde. Diese Optik, wir nennen sie Weißstil, erzeugt DeltaMaster automatisch und wendet sie in Abhängigkeit vom aktuellen Modus an. Was zum Aufbau des Berichts noch nützlich war, in der Präsentation aber eher ablenkt, wird ohne Nacharbeit selbsttätig ausgeblendet – in einer Tabellenkalkulation verbringt man meist viel Zeit damit, das störende Beiwerk wieder zu entfernen.

DeltaMaster 5.3.6 und neuere Versionen wenden den Weißstil in den Stufen Reader und Viewer standardmäßig an. In den Optionen (Menü Extras) stellen Sie auf der Registerkarte Darstellung für die aktuelle Analysesitzung ein, ob der Weißstil verwendet werden soll und bis zu welcher Stufe, vom Offline-Reader aufwärts betrachtet.

Die Berichtsmappe schon aufgeschlagen vorlegen

Eine weitere Arbeitserleichterung – für alle Modi, nicht nur für den Viewer – ist es, wenn wichtige Ordner der Berichtsmappe gleich nach dem Öffnen der Analysesitzung aufgeklappt angezeigt werden. So könnten Sie beispielsweise einen Ordner mit besonders spannenden Übersichtsdarstellungen automatisch geöffnet präsentieren und die detaillierten Auswertungen in einem zunächst noch geschlossenen Ordner verwahren.

Damit DeltaMaster in der Analysesitzung speichert, welche Ordner gerade geöffnet und welche geschlossen sind, aktivieren Sie die Option Aufklappstatus von Berichtsordnern wiederherstellen (Menü Extras, Optionen, Allgemein).

Startmodus festlegen

Für jede Analysesitzung lässt sich ein Startmodus festlegen (Menü Extras, Optionen, Modus). Beim Öffnen der Sitzung wechselt DeltaMaster automatisch in diese Stufe, vorausgesetzt, dass entsprechende Lizenzen verfügbar sind. Wenn Sie eine Analysesitzung speziell mit Blick auf den Viewer-Modus erstellt haben, wählt DeltaMaster diesen automatisch. Anwender, die berechtigt sind, auch mit höheren Stufen zu arbeiten, können den Modus bei Bedarf später noch wechseln.

Selbstversuch empfohlen

Auch wenn Sie meist als Miner oder Analyzer mit DeltaMaster arbeiten, kann es sich lohnen, immer wieder einmal in den Viewer herunterzuschalten und die Früchte Ihrer Arbeit in diesem Modus auf sich wirken zu lassen. Sie bekommen dann nicht nur einen Vorgeschmack darauf, wie Ihre Berichtsmappe beim Empfänger ankommt, sondern profitieren auch selbst von der noch aufgeräumteren, ruhigeren Oberfläche des Viewer.