zwissTEX war auf der Suche nach einer Software-Lösung, die die Daten aus Modulen wie SAP SD, FI, MM und PP in ein effizientes Reporting überführt. Die Lösung sollte alle entscheidungsrelevanten Kennzahlen auf einen Blick darstellen, um ein schlankes Controlling zu ermöglichen: ein Reporting-Tool, das schnell und mit wenig Aufwand die finanz- und betriebs­wirt­schaft­lichen Ziele mit aussage­kräftigen KPI abbildet und die Ziel­erreichung misst.

Bisher hatte das Controlling die Daten aus SAP in Excel importiert und ausgewertet – zulasten von Geschwindigkeit, Aktualität, Transparenz und Überschaubarkeit von Berichten und Analysen.

Das sollte sich schnellstmöglich ändern. Im Vertrauen auf das Leistungs­versprechen von Bissantz machte die Vorstandsvorsitzende und CFO Dr. Ulrike Neubauer das Projekt zur Chefsache: „SAP-Landschaften können sperrig sein. Ich war skeptisch, ob man darauf wirklich so schnell etwas aufsetzen kann – aber Bissantz hat das Versprechen gehalten.“ Erfüllungsgehilfen waren die Bissantz ERP Solutions, mit denen automatisiert komplett fertig paketierte Business-Intelligence-Systeme für SAP-Daten erstellt werden können. Damit lieferte Bissantz eine erste Reporting-Anwendung in nur zwei Tagen.

Als Ausgangspunkt für die Auswertung der SAP-Daten nahmen sich zwissTEX und Bissantz das Liquiditätsmanagement vor. Eine der wichtigsten Steuerungsgrößen hier sind die Forderungen; sie erhöhen das Working Capital und damit auch die Finanzierungskosten für das Unternehmen. Für Bissantz wurden sie zum „Lackmustest“, wie Neubauer das erste gemein­same Projekt beschreibt. Mit den vorgefertigten ETL-Modulen der Bissantz ERP Solutions und dem Konnektor Theobald Xtract IS wurden alle SAP-Daten zügig in ein Data Warehouse überführt und im schlüsselfertigen Front-end von DeltaMaster sichtbar gemacht. Nur zwei Tage nach Projektstart war damit der erste Report fertig: der Forderungsmonitor.

In diesem Bericht werden jeden Morgen alle Forderungen und Fälligkeiten aus SAP synchronisiert und automatisch für den Vertrieb bereitgestellt. Um sie abzurufen, nutzen die Vertriebsmitarbeiter die DeltaApp und behalten so auch unterwegs den Überblick. In der App erscheinen überfällige Zahlungen in Signal-Rot – der Imperativ, auf die Kunden zuzugehen und die Forderungen anzusprechen. Alle notwendigen Informationen für diese Gespräche liegen mit dem Forderungsmonitor ebenfalls auf dem Smart­phone bereit: Man kann nach Kunden (Debitoren) filtern und Belege und Mahnstufen einsehen. So leistet der Vertrieb einen aktiven Beitrag zur Verringerung des Working Capital – und das inzwischen international: In den Länderorganisationen von zwissTEX ist der Forderungsmonitor ebenfalls im Einsatz.

Durch den Einsatz der Bissantz ERP Solutions waren die Daten aus SAP SD, FI, MM und anderen Modulen direkt für weitere Auswertungen zugänglich. So entstanden in rascher Folge analytische Anwendungen für die Bereiche Logistik, Vertrieb und Finanzen: von Lagerbeständen und Reichweiten über Produktgruppen und Stücklisten bis hin zu Deckungsbeiträgen und Profitabilitätsrechnung. Nach nur sechs Monaten hatte die gewünschte KPI-Landschaft konkrete Form angenommen. Beim Öffnen einer Anwendung sieht der Nutzer die wichtigsten Kennzahlen inklusive Abweichungen zu Plan- oder Vorperiodenwerten. Mit einem Klick gelangt er in Detailberichte, die weitere Informationen zur Kennzahl, ihrer Zusammensetzung und Entwicklung liefern – und vor allem: die Ursachen von Abweichungen.

Dank der Datenarchitektur und des flexiblen Front-ends sind neue Berichte in DeltaMaster und DeltaApp auch für weitere Unternehmensbereiche schnell realisiert, etwa: Versandmonitor, Ticketrückstände im Qualitäts­management, ein Maschinenleitstand für Performance, Output, Stillstände und Rüstzeiten sowie Personal-KPI.

Die GuV einschließlich Forecast und Deckungsbeiträgen stehen ebenfalls auf dem Smartphone zur Verfügung – tagesaktuell. Die hohe Taktzahl begeistert: „Aus langjähriger Erfahrung sind mir die Möglichkeiten und Grenzen von Software in der Unter­nehmens­führung wohlbekannt“, erklärt Neubauer. „Ich war wirklich überrascht, dass solche Steigerungen der Informa­tions­qualität in so kurzer Zeit möglich sind.“ Viele dieser Projekte geht das Unternehmen mittlerweile selbständig an. Bei spezifischen Herausforderungen verlässt sich zwissTEX auf den ausgezeichneten Support von Bissantz.

Die schnelle Implementierung und die Zuverlässigkeit des Systems ermöglichen auch Anwendungen, an die besondere Anforderungen gestellt werden. So wird etwa im Außenhandel zukünftig die Zollpräferenzkalkulation in Bissantz abgebildet.

Bereits zu Beginn der Zusammenarbeit hatte Bissantz zwissTEX bei der GuV-Planung unterstützt. Parallel zum Aufbau der KPI-Landschaft meisterte man gemeinsam die Königsdisziplin der Planung und verschmolz die Kostenplanung im Gesamtkostenverfahren mit der Vertriebsplanung auf Vertriebsobjekten. Heute planen die einzelnen Fachbereiche ihre Kostenstellen und Kostenarten in SAP, während der Vertrieb die Planung von Absatz und Umsatz direkt in DeltaMaster vornimmt.

Die Vertriebsplandaten zu Kunden, Artikeln oder Verkaufsgebieten werden mit Artikelkalkulationen aus SAP ergänzt, sodass bei der Planung auch Materialkosten im Deckungsbeitrag berücksichtigt werden. Diese Vertriebsplanung wird mit der Kostenplanung aus SAP in einer integrierten Plan-GuV in DeltaMaster zusammengeführt, die konkrete Zielvorgaben für die Unternehmenssteuerung liefert und so den Regelkreis von Planung, Analyse und Reporting schließt.